Beziehe das Wetter bei deinem Outdoor-Event mit ein

Im Sommer erfreuen sich Outdoor-Events grosser Beliebtheit. Egal ob ein Konzert im Park, ein Day Dance, eine Bootsparty oder ein Freilufttheater - zeigt die Wetterprognose Sonne an, kannst du sicher sein, dass deine Veranstaltung gut besucht sein wird. Bei der kleinsten Aussicht auf Regen kann sich das aber schnell ändern. Wir haben die wichtigsten Überlegungen zusammengestellt, die du in die Planung eines Outdoor-Events miteinbeziehen solltest.

Kaum dringt der erste Sonnenstrahl zu uns durch, zieht es die meisten Leute nach draussen und alle wollen das schöne Wetter so gut es geht ausnutzen. Auch unter den aktuellen Umständen ist es vielen Menschen lieber, sich im Freien aufzuhalten. Nach dem Motto "es gibt kein schlechtes Wetter, nur falsche Kleidung" bedeutet es nicht, dass wegen ein paar Tropfen gleich dein ganzer Event ins Wasser fallen muss. Mit der richtigen Planung und einem Plan B (oder Plan C, D, E...) bist du für alle Eventualitäten vorbereitet.

1. Setze ein Datum

Als erstes musst du natürlich das Datum deines Events weise aussuchen. Am besten wäre es, auf den Wetterbericht zu schauen und kurzfristig ein Datum festzulegen, leider erfordern die meisten Veranstaltungen aber eine frühe Planung. Überlege dir also alle Faktoren, die Einfluss auf deinen Event haben können, und setze das Eventdatum entsprechend. Ist beispielsweise im Hochsommer vielleicht die Chance für Regen geringer, kann es auch schnell unerträglich heiss werden. Eine Day Party, an der die Luft sowieso schon aufgeheizt ist von den tanzenden Körpern, kannst du folglich auch im etwas kühleren Frühsommer einplanen. Bei einem Openair-Kino wartest du im Juni länger, bis es dunkel wird, dafür herrschen abends noch angenehme Temperaturen.

Es gibt auch andere jahreszeitlich bedingte Faktoren, die du beachten solltest, beispielsweise die grossen Sommerferien aber auch die Mücken- oder Wespensaison und Pollen.

2. Erstelle einen Plan B

Auch im Sommer ist das Wetter unberechenbar, deshalb ist es bei Outdoor-Events immer von Vorteil, einen Backup-Plan zu haben. Gibt es eine Ausweichlocation in der Nähe, in der du deinen Event notfalls auch Indoor veranstalten könntest?

Falls ja, müsstest du sie parallel schon reservieren? Kannst du dort dein Equipment gleich aufstellen wie unter freiem Himmel? Gibt es durch den Location-Wechsel Einschränkungen? Zu welchem Zeitpunkt fällst du die Entscheidung, ob dein Event draussen stattfinden kann oder nicht?

3. Sei für alles gerüstet

Bei einem Outdoor-Event musst du versuchen, an alles zu denken, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Zelte, Pavillons oder Sonnenschirme spenden bei Sonne willkommenen Schatten und bieten bei Regen einen trockenen Unterschlupf. Regenponchos, Sonnenbrillen oder Hüte kannst du verschenken oder verkaufen, am besten auch mit deinem Brand oder dem deiner Sponsoren. Stelle deinen Gästen auch Insektenspray oder Sonnencreme zur Verfügung und sie werden dich und deine Organisation lieben. Vermiete Decken für die etwas kühleren Nächte oder stelle Wärmelampen auf. Kurzum: rechne immer mit allem und bereite dich entsprechend vor.

4. Informiere deine Gäste

Wenn dein Event bei jedem Wetter draussen stattfindet, solltest du deine Gäste vorzeitig darüber informieren, bestenfalls im Eventbeschrieb, bevor sie das Ticket kaufen. Bei TICKETINO kannst du im Cockpit unter "Besondere Event-Hinweise" einen speziellen Hinweis hinzufügen. Führe auch auf, bis wann deine Ticketkäufer/innen Bescheid bekommen, ob der Event nun drinnen oder draussen stattfinden kann. Halte in jedem Fall deine Gäste auf dem Laufenden, sie werden das sehr zu schätzen wissen. Ziehe einfach eine Excel-Liste mit den Kontaktdaten deiner Ticketkäufer/innen und versende ihnen vorgängig eine Infomail mit den wichtigsten Punkten.

Gib den Gästen auch eine Möglichkeit, dich bei Unsicherheiten jederzeit kontaktieren zu können.

5. Zum Schluss erstelle noch einen Plan C

Es gibt Fälle, wo ein Event nicht nach drinnen verschoben werden kann. Sei auch für diesen Fall gerüstet und kommuniziere bereits im Vorfeld ein mögliches Verschiebedatum. Bei TICKETINO kannst du deinen Event ganz einfach selbständig verschieben, die Tickets behalten hierbei ihre Gültigkeit. Du musst in diesem Fall nichts anderes tun als deine Gäste darüber zu informieren.

Da wir das Wetter nicht kontrollieren können, gilt es einfach flexibel zu bleiben! Und vor allem das beste daraus zu machen. In Grossbritannien nennen die Leute den Regen liebevoll auch «Liquid Sunshine» (zu Deutsch flüssiger Sonnenschein). Mit dieser positiven Einstellung solltest du auch einen Outdoor-Event planen, wir unterstützen dich gerne dabei. Wie immer stehen wir für Fragen zur Verfügung: marketing@ticketino.com | +41 43 500 40 80.