Die Organisation von Partys, Klassentreffen oder Vereinsabenden kann schon mal in einen bürokratischen Albtraum ausarten. Neue praktische Online-Gästemanagement-Tools sind hier eine grosse Hilfe.
Erst einmal gilt es, seine Gäste einzuladen. Hierzu muss man für gewöhnlich Einladungen verschicken, den Eingeladenen eine humane Frist für ihre Antwort einräumen, die Zu- und Absagen sammeln, Listen führen, bei ausbleibenden Antworten nachfassen und so weiter und so fort... eine echt mühsame Angelegenheit!
Ohne Gästemanagement geht es nicht
Dieses ganze Prozedere kostet natürlich Zeit, Nerven und je nach Kommunikationskanal auch bares Geld. Jedoch ist es für die Planung deiner Party unumgänglich, denn du musst ja wissen, für wie viele Personen du einkaufen musst, wie viele Stühle und Gedecke du benötigst und ob deine Location für die Anzahl Besucher geeignet, überproportioniert oder gar zu klein ist.
Moderne Technik kann helfen
Hast du dir schon mal überlegt, für deine nächste Party technische Hilfsmittel für den Einladungsprozess zu nutzen? Zugegeben, dies sieht auf den ersten Blick ebenfalls nach Bürokratie aus.
Wenn du es aber richtig anstellst, kannst du dein gesamtes Einladungsprozedere in unter 5 Minuten hinter dich bringen!
Zudem kannst du in Echtzeit deine Teilnehmerdaten auswerten und musst nicht unnötige Zeitfenster für den Postweg einplanen, stetig dein Telefon hüten oder deine Mails und sonstigen Nachrichten checken.
So wird’s gemacht
Logge dich in deinen Organizer Account ein. Wenn du noch keinen Account hast, kannst du hier einen erstellen:
Erfasse anschliessend deine Party. Ob es sich dabei um eine Silvester-Party, ein Familientreffen, eine Klassenzusammenkunft oder um ein Geschäftsessen handelt, spielt keine Rolle. Wenn es sich um einen kostenfreien Anlass handelt, kannst du deine Party als Event mit kostenfreien Tickets erstellen.
Nachdem du diesen Schritt getätigt hast, kannst du alle notwendigen Informationen für deine Gäste erfassen. Auf diese Weise ersparst du dir unnötige Fragen seitens der eingeladenen Personen, welche die angestrebte Zeitersparnis gefährden würden.
Hierbei kommt dir das System entgegen, da die wichtigsten Event-Details, wie beispielsweise besondere Event-Hinweise, als Pflichtfeld eingebettet sind.
Wenn du möchtest, kannst du deine Party mit Bildern ausschmücken. Ebenfalls kannst du die Anzahl der Gäste begrenzen und einschränken, wie viele Personen sich pro Einladung anmelden können.
Wenn es sich bei deiner Party um eine geschlossene Runde handelt, findest du unter «Zusätzlich Einstellungen» verschiedene Möglichkeiten, um nicht eingeladene Besucher auszuschliessen. In vielen Fällen empfiehlt es sich, die Party nicht öffentlich zu publizieren. Dann ist sie nur mit einem Direktlink buchbar.
Anschliessend kannst du die Ticket-Details erfassen. Da du das System ausschliesslich als Gästemanagement- bzw. Anmeldelösung nutzen möchtest und kein Eintrittsgeld verlangt wird, hast du bereits zu Beginn deine Party als kostenfreier Event registriert. Aus diesem Grund ist der Ticketpreis bereits auf 0.- eingestellt. Falls du dennoch einen Preis für den Eintritt zu deiner Party verlangen möchtest, kannst du dies immer noch hier ändern.
Wenn du deine Party fertig erfasst hast, kannst du anschliessend einen Eventlink generieren. Dieser lässt sich bequem per Mail oder Messenger verschicken oder auch auf Social Media oder deiner Homepage publizieren. Wenn du möchtest, kannst du sogar einen Event-Button oder ein Iframe erstellen und deine Party professionell online einbinden.
Das Resultat
Über Direktlink, Iframe oder Button können deine Gäste sich nun mit wenigen Klicks für deine Party anmelden.
Nun kannst du in deinem Cockpit unter Event Auswertung jederzeit überprüfen, wie viele Personen sich bereits angemeldet haben.
Ebenfalls kannst du hier deine aktuelle Gästeliste herunterladen und wenn nötig ausdrucken. Das manuelle Führen von Gästelisten gehört somit der Vergangenheit an.
Probiere es bei deiner nächsten Party doch einfach mal aus. Es ist wirklich nicht kompliziert!
Nicht vergessen: Wenn dein Gästemanagement noch professioneller ausfallen soll, können dir moderne Gästemanagementpartner einen Top Service von A wie Anmeldemaske bis zu Z wie Zugangskontrolle bieten.
Melde dich hierfür am besten direkt beim Supportteam und wir werden dich gerne kompetent beraten und eine massgeschneiderte Lösung für dich finden.
