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Online-Events: wie du die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllst!

Posted by Sara Peulic on 17.03.2022 08:00:00

Online-Events sind längst nicht bloss eine Ausweichmöglichkeit, um ein Event alternativ während eines Lockdowns durchzuführen. Online-Events gehören mittlerweile dazu und werden auch von der Gesellschaft immer mehr gewünscht. Oftmals ist es jedoch schwierig, den Erwartungen der Teilnehmenden gerecht zu werden. Aus diesem Grund haben wir für dich diesen Beitrag verfasst und zeigen dir, was Teilnehmende von einem Online-Event erwarten und wie du diesen Wünschen Folge tragen kannst.

 

Möchte man ein Online-Event veranstalten, gibt es wie bei einem Event vor Ort unzählige Dinge zu beachten. Einerseits kommt es darauf an, welches Format dein Online-Event hat, andererseits prägen Faktoren wie das Alter deines Zielpublikums oder die Dauer des Events die Organisation. Je nach dem haben die Besucher/innen deines Online-Events dementsprechend andere Erwartungen an dein Event. Im Folgenden gehen wir auf die Erwartungen der Teilnehmenden ein und zeigen dir, wie du diese bestmöglich erfüllen kannst, damit dein Online-Event zu einem wahren Erlebnis für Zuhause wird.

 

Foto eines Events vor Ort

 

Was erwarten die Teilnehmenden von meinem Online-Event?

 

Menschen sind sehr vielfältig und jede/r Einzelne von uns hat seine eigenen Wünsche und Vorstellungen vom Leben, von Events, einfach von allem. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich bewusst zu werden, dass du als Veranstalter/in selten bis nie allen Wünschen gerecht werden kannst. Jedoch gibt es Aspekte, welche von einer grösseren Masse erwartet werden und auch umsetzbar sind. Folgend findest du eine Übersicht der Erwartungen von Teilnehmenden an Online-Events:

  • Einfachheit: Menschen mögen den geringsten Widerstand. Dies gilt ebenso für Anmeldungen, Registrierungen sowie die Beschaffung von Tickets bei Online-Events. Die Leute wollen dafür eine unkomplizierte Lösung, die schnell und einfach funktioniert.
  • Qualität: Es gibt nichts Nervigeres bei einem Online-Event, als wenn die Kamera, der Ton oder die Geschwindigkeit des Bildes nicht läuft. Es wird erwartet, dass die Qualität der technischen Mittel, welche für das Event eingesetzt werden, vollumfänglich funktionsfähig sind.
  • Mehrwert: Die heutigen Generationen erwarten einen Mehrwert des Events. Sie möchten sich nicht bloss berieseln lassen, sondern wollen daraus auch etwas lernen, eine tolle Erfahrung mitnehmen oder neue Menschen kennenlernen.
  • Interaktion: Auch wenn die Leute online beim Event teilnehmen, so möchten sie trotzdem das Gefühl haben, ein Teil davon zu sein. Ohne Interaktionsmöglichkeiten ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer/innen innerhalb kurzer Zeit nachlässt.
  • Personalisierung: Neben dem Gefühl, Teil des Events zu sein, gibt es für die Teilnehmenden eines Online-Events nichts Erfüllenderes, als sich besonders zu fühlen, indem ein personalisiertes Detail signalisiert, dass du als Veranstalter/in über jeden Gast glücklich bist.

 

Wie kann ich den Erwartungen meiner Teilnehmenden beim Online-Event gerecht werden?

Nachdem nun klar ist, was Teilnehmende von einem Online-Event erwarten, wird es Zeit, zu erfahren, wie du diese Erwartungen in die Realität umsetzen kannst. Im Folgenden gehen wir nun erneut auf die Erwartungen ein und zeigen dir einfache Tipps und Tricks, wie du dein Online-Event zu einem unvergesslichen Erlebnis für die Gäste gestalten kannst.

 

Einfachheit

Ein Online-Event auf die Beine zu stellen, ist nicht immer die einfacher als ein Event vor Ort zu organisieren. Es fallen zwar einige Punkte weg, wie beispielsweise eine Location zu finden, aber dafür musst du dich beim Online-Event intensiver darum kümmern, dass deine Gäste auch wirklich alle wissen, wie sie am Event teilnehmen können. Nicht jede/r ist technologisch gesehen auf dem neuesten Stand und weiss, wie man bei einem Event am Laptop, Smartphone oder dem Tablet teilnimmt.

Aus diesem Grund schlagen wir dir eine einfache Lösung vor, bei der du alles auf einmal regeln kannst. TICKETINO ist ein Anbieter, bei dem du Tickets erstellen und sie deinen Teilnehmer/innen zur Verfügung stellen bzw. sie kaufen lassen kannst. Diese kannst du zudem in verschiedene Kategorien einteilen und so auch Events, welche hybrid, also online und vor Ort, stattfinden, gleichzeitig anbieten. Bei den Tickets, welche für das Online-Event bestimmt sind, kannst du auch zusätzliche Informationen aufdrucken. Beispielsweise kannst du eine Anweisung, wie man sich für dein Event registrieren oder anmelden kann, auf dem Ticket oder Ticketbild anbringen oder weiterführende Informationen in einer zusätzlichen Datei (bspw. PDF) mit jedem Ticket mitsenden. Gleichzeitig hast du die Übersicht deiner Teilnehmenden und kannst ihnen beispielsweise Links zum Meeting oder zum Event ohne grossen Aufwand und zu jeder Zeit zusenden. Wie alles genau funktioniert, kannst du in den unten verlinkten Videos genauer nachschauen. Bei Fragen steht dir das Team von TICKETINO sehr gerne zur Verfügung und hilft dir bei deinem Vorhaben.

 

 

Für den Fall, dass einige deiner Teilnehmenden trotz der einfachen Ticketing-Lösung Schwierigkeiten haben am Event teilzunehmen, empfehlen wir dir, einen Support zur Verfügung zu stellen. Dies kann jemand aus deinem Team sein, der beispielsweise während der Dauer des Events per Telefon oder E-Mail zur Verfügung steht und Fragen beantworten kann. Alternativ bietet TICKETINO eine 24/7 Supporthotline für Ticketkäufer, welche bei nicht zu komplizierten Fragen unterstützen kann. Deine Teilnehmenden werden es dir danken und du wirst im Nachhinein bereits ein Feedback haben, was du bei deinem nächsten Event verbessern kannst.

 

Qualität

Nachdem sich deine Gäste nun erfolgreich angemeldet haben und alle vollzählig sind, ist es wichtig, dass du sie nicht direkt gleich wieder verlierst. Funktioniert beispielsweise die Kamera einer Live-Übertragung eines Konzerts nicht oder ist dein Mikrofon viel zu laut eingestellt, sodass es in den Ohren schmerzt, wirst du womöglich nach fünf Minuten, zehn bei den höflichen, einen leeren Meetingraum vorfinden. Führst du regelmässig Online-Events durch oder bietest eine hybride Lösung an, bei der die Leute auch von Zuhause bei deinem Live-Event teilnehmen, empfehlen wir dir, in qualitativ hochwertige Produkte zu investieren. Dazu gehören genügend Kameras, Mikrofone, aber auch Software-Lösungen, die Interaktionsmöglichkeiten anbieten. Je nach Grösse deines Events solltest du auch darauf achten, dass du eventuell die Geschwindigkeit deines Internets aufrüsten und für eine schnellere und sichere Übertragung bei deinem Internetanbieter sorgen musst. Dabei denken wir vor allem an Live-Übertragungen von Events, bei der eine grosse Anzahl Menschen teilnimmt.

 

Mehrwert

Die Gäste deines Online-Events möchten sich nicht nur berieseln lassen. Dazu können sie auch genauso gut auf dein Event verzichten und im Fernsehen eine Reality-Serie schauen. Nein, deine Gäste möchten nach dem Event ein WOW- oder ein AHA-Erlebnis erfahren, aktiv am Event teilnehmen und sich auch noch weitere Stunden damit beschäftigen. Erst dann ist dein Event geglückt, wenn du nachhaltig deine Gäste beeindruckt hast. Nimm dir also hierfür die Zeit und überlege dir sorgfältig, wie du deine Gäste online umhauen kannst. Dazu kannst du deiner Kreativität und deiner Fantasie freien Lauf lassen. Achte jedoch darauf, dass nicht jede Idee für jedes Event geeignet und umsetzbar ist. Vielleicht findest du ja die eine oder andere Inspiration im weiteren Verlauf dieses Beitrags.

 

Interaktion

Nur weil es ein Online-Event ist, müssen die Gäste Zuhause nicht vom Event ausgeschlossen werden. Bringe mit interaktiven Aktivitäten frischen Wind in die Wohnzimmer deiner Gäste. Um dies hinzubekommen, haben wir für dich die folgende Liste mit Vorschlägen zusammengestellt:

 

Format

Nicht jedes Online-Event ist gleich. Es gibt Webinare, Webcasts, Online-Konferenzen, Präsentationen, digitale Messen, und und und. Die Liste ist lang. Aus diesem Grund solltest du dir bei der Planung genauer überlegen, welches Format für die Art deines Events am meisten Sinn macht. So kannst du deine Gäste effizienter erreichen und die Interaktionsmöglichkeiten dementsprechend anpassen. Weitere Tipps, wie du ein Online-Event durchführen kannst und welches Format für dich geeignet ist, erfährst du hier.

 

Gamification

Mit spielerischen Elementen kannst du bei deinem Event für wahre Wunder für Zuhause sorgen. Mit Hilfe von Gamification kannst du dein Online-Event aufpeppen und deine Gäste begeistern. Füge beispielsweise in dein Event ein dazu passendes Quiz ein, bei dem die Teilnehmenden etwas gewinnen können.

 

Catering

Bei den meisten Vor-Ort-Events gibt es Verpflegung wie eine Bar, Food-Stände oder ein kleines Apéro, damit die Gäste bei Kräften bleiben. Verwöhne deine Gäste ebenfalls Zuhause! Einzelne Veranstalter/innen liefern mit dem Ticket Rezepte und Einkaufslisten aus, damit die Eventteilnehmer/innen bei sich typische Eventgerichte zaubern können und kreieren so ein ganz spezielles Gruppenerlebnis. Alternativ kannst du auch ein kleines Essens-Paket zusammenstellen, welches du per Lieferkurier zustellen kannst. So wirst du deinen Teilnehmenden bestimmt eine Freude bereiten. Damit du weisst, wer ein Catering für Zuhause wünscht, kannst du bei TICKETINO eine Ticketkategorie, die ein Catering miteinschliesst, erfassen und anbieten. So hast du direkt eine Übersicht, wie viele Gäste ein Catering wünschen. Ausserdem kannst du auf diese Weise deinen Ticketpreisen in den Augen des Publikums besser gerecht werden.

 

Catering Häppchen

 

Sketchnotizen

Führst du beispielsweise ein informatives Event durch und sprichst über einen längeren Zeitraum, empfehlen wir dir, mit Hilfe von schönen Sketchnotizen das Gesagte zu visualisieren. So werden deine Teilnehmenden weniger schnell müde und sie können sich deine Worte besser einprägen. Das schöne Design von Sketchnotes schmeichelt den Augen zudem mehr und ist schöner als Worte in schwarz-weiss in einer PowerPoint-Präsentation.

 

Virtual Reality

Veranstaltest du eine Online-Version eines grösseren Events, empfehlen wir dir, mit Hilfe von Virtual Reality den Gästen deine Location näher zu bringen. Erstelle eine Online-Version deiner Location und ermögliche deinen Gästen, dein Event online zu erkundigen. Dazu kannst du auch virtuelle Stände kreieren, bei denen reale Sachen gekauft werden können.

 

Networking

Bei vielen Events möchten Besucher/innen neue Leute kennenlernen. Ermögliche dies auch online! Erstelle Break-Out-Räume, bei denen deine Besucher/innen sich kennenlernen können oder sich auch mit den Veranstalter/innen oder Acts austauschen können. Eine weitere Möglichkeit sind Speed-Dates, bei denen sich alle Teilnehmenden innerhalb kürzester Zeit kennenlernen. Um eine Connection zu deinen Gästen herzustellen, kannst du auch mit einem kleinen Spiel die Unterhaltung oder Präsentation auflockern. Du kannst beispielsweise fragen, wer alles ein Haustier hat. Diese sollen dann in die Kamera gezeigt werden, um eine Verbundenheit herzustellen. Wer kein Haustier hat, kann einen alternativen Gegenstand wie beispielsweise eine Pflanze, einen Schuh oder sein Essen zeigen. Da kannst du dir aussuchen, was für dein Event am besten passt.

 

Live-Abstimmungen und Diskussionen

Veranstaltest du ein hybrides Event, bei dem es Leute vor Ort, aber auch Zuhause gibt, dann kannst du die Menschen zu Hause integrieren, indem du sie in der Pause deines Events beispielsweise explizit erwähnst und sie grüsst. Du kannst auch eine Online-Abstimmung durchführen und die Ergebnisse den Leuten vor Ort auf einer Leinwand präsentieren. So fühlen sich die Leute zu Hause Teil des Events und die vor Ort sehen, dass es noch viel mehr Menschen gibt, die sich für das Gleiche interessieren. Am einfachsten funktioniert dies über deine Social-Media-Kanäle wie Facebook oder Instagram. Eine Anleitung, speziell auf Veranstalter/innen zugeschnitten, wie du Instagram für deine Events verwenden kannst, kannst du dir gleich hier herunterladen.

 

Instagram Anleitung herunterladen

 

Eine weitere Möglichkeit, virale Diskussionen loszutreten, ist Twitter. Dort kannst du dir einen individuellen Hashtag zu deinem Event ausdenken, ihn in eine Frage integrieren und deine Follower/innen dazu aufrufen, auf deine Frage mit dem Hashtag zu antworten. So erhältst du spannende Antworten und eventuelle Gegenfragen, welche du noch während deines Events aufgreifen und darauf reagieren kannst. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmenden Zuhause voll integriert und du hast die Möglichkeit, ein Direkt-Feedback deiner Zuschauenden zu erhalten und auch darauf zu antworten. So kannst du gleichzeitig auch deinem Event eine spontane Erfrischung geben, indem die Teilnehmenden vor Ort auch sehen, worüber sich die Leute bereits Gedanken machen.

 

Ein Beispiel dafür ist campaigning.swiss. Die Online-Kompetenz-Plattform hat für ihren Campaigning Summit im Jahr 2019 den Hashtag #CSCH19 generiert, bei dem sie viele interessante Live-Feedbacks erhalten und weitere Diskussionen angeregt haben. Möchtest du dies auch mal ausprobieren, solltest du eine Person haben, die das ganze überwacht und analysiert, damit du auch darauf reagieren kannst und eine Übersicht über den gesamten Hashtag-Feed hast. Nach dem Event kannst du den Feed für deine Event-Auswertung nutzen. Besonders eignet sich eine solche Twitter-Diskussion für Events, an denen beispielsweise Podiumsdiskussionen mit kontroverseren Themen stattfinden.

 

Umfrage

Möchtest du wissen, worauf die Leute stehen? Frage sie einfach. Erstelle eine kleine Mini-Umfrage auf Social Media oder deiner Webseite und sammle so coole Ideen, die du für dein Event umsetzen kannst. Dies kannst du sowohl vor als auch nach dem Event durchführen. So hast du Feedback und erfährst aus erster Quelle, was sich dein Zielpublikum wünscht!

 

Personalisierung

Kümmere dich um deine Gäste. Erstelle personalisierte E-Mails und Nachrichten, die sie vor dem Event erinnern, dass du an sie denkst und dich um sie kümmerst. Sende auch während des Events eine Nachricht und frage, wie sie sich fühlen, ob sie es spannend finden und welche Pläne sie nach dem Event haben. Schliesslich kannst du dich einige Tage nach dem Event bei deinen Teilnehmenden mit einer persönlichen Nachricht bedanken. Dies wird einen nachhaltigen Effekt auf die Teilnehmenden haben, da sie sich dadurch besonders wertgeschätzt fühlen werden und du einen bleibenden Eindruck hinterlassen wirst.

Eine weitere Möglichkeit, wie du deinem Publikum Zuhause zeigen kannst, dass du auch an sie gedacht hast, sind personalisierte Badges, die du versenden kannst. Bei TICKETINO kannst du diese nach Wunsch anfertigen lassen und deinen Gästen das Gefühl geben, wichtig zu sein.

 

Fazit

Online-Events sind sehr vielfältig. Sie können ein Event für sich, eine Alternative für Events vor Ort oder auch ein Zusatzangebot zu deinem Event sein. Dieses Potenzial solltest du unbedingt ausnutzen! Nun weisst du, was eine Mehrheit der Leute bei Online-Events erwartet und wie du diese umsetzen kannst. Nun heisst es: Auf die Plätze, fertig, Online-Event!

 

Bei Fragen zu Ticketing und Gästemanagement steht dir unser Team von TICKETINO jederzeit unter marketing@ticketino.com sowie telefonisch unter +41 43 500 40 80 / +49 30 201 696 006 zur Verfügung.

 

Topics: Kurz erklärt, Tipps und Tricks, Online-Event, Event-Marketing, Eventbranche, Marketing, Veranstalter/in, Erwartungen

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