Spielst du mit dem Gedanken, deine eigene Party in einer exklusiven Location mit professionellen Acts und kostenpflichtigen Tickets zu organisieren? Du weisst aber nicht, wo du mit der Planung starten oder wie du den Event budgetieren sollst? Dann wird dich dieser Artikel mit Sicherheit interessieren!
Am Anfang jeder professionell durchgeführten Veranstaltung steht ein schlüssiges Grobkonzept inklusive plausiblem Budget. Wenn du dieses seriös erstellst, schlägst du gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Einerseits dient es dir und deinem Team als Strategie- und Planungsinstrument. Andererseits ist es für die Kommunikation mit deinen Anspruchsgruppen wie Investoren, Behörden etc. ein wichtiges Hilfsmittel.
Konkret kann dir dein Grobkonzept bei den folgenden Prozessen von entscheidendem Nutzen sein:
- Intern:
- Strategiefindung, Überprüfung der Schlüssigkeit der Strategie
- Abschätzen des Budgetbedarfs, Umsatz- und Ertragsprognosen
- Berechnung der Break-Event Besucherzahl
- Festlegung des optimalen Eventdatums
- Findung der geeigneten Location
- Risikoanalyse, Sicherheitskonzept
- Extern
- Grundlage zur Findung von Partnern
- Grundlage zur Findung von Investoren und Sponsoren
- Grundlage für die Bewilligung deiner Party
Ein durchdachtes Konzept sollte dem Betrachter auf wenigen Seiten einen groben Überblick über das geplante Projekt inkl. den wichtigsten Eckdaten, sowie über die beteiligten Personen bzw. Unternehmen geben. Zudem sollte es unbedingt mit einer soliden Datenbasis sowie geeigneten Analysen untermauert werden.
Entscheidend ist zu zeigen, dass du bei deiner Planung alle wichtigen Faktoren wie Zielgruppe, Konkurrenz, eigene Ressourcen, Marktumfeld, Budget, Ticketpreis etc. berücksichtigt hast.
Da die Konzepterstellung, wie auch die einzelnen Analysen für nicht Betriebswirte zum Teil nicht ganz selbsterklärend sind, möchten wir dir diesen detaillierten Leitfaden zum Download anbieten.
Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Planung deiner nächsten Party!
