Bei kostenlosen Events ist die Freude der Veranstaltenden besonders gross. Man möchte den Besucher/innen ein tolles Event ermöglichen und dies gratis. Viel Zeit, Herzblut und auch Geld werden in Gratisevents investiert, jedoch werden die Erwartungen betreffend Besucherzahl oftmals nicht erfüllt, auch wenn sich viele Personen für den Event anmelden. Wie du dies verhindern kannst und worauf du bei kostenlosen Events sonst noch achten solltest, erfährst du in diesem Beitrag.
Darum geht's
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Kostenlose Events kannst du über das TICKETINO-System auch kostenlos abwickeln. Die so gelösten Tickets geben dir einen ersten Anhaltspunkt für deine Kapazitätsplanung etc. und du kriegst auch die Kontaktdaten der Interessenten für Marketingzwecke, wie beispielsweise eigene Newsletter. Dennoch bergen kostenlose Events verschiedene Risiken.
Bei kostenlosen Events sind die sogenannten No-Shows eine der grössten Sorgen für Veranstalter/innen. Als No-Show wird jemand bezeichnet, der zwar ein Ticket gebucht oder sich für deinen Event angemeldet hat, jedoch am Tag des Events nicht auftaucht. Kostenlose Events haben tendenziell viele No-Shows, da Interessenten bei Nichterscheinen keinen Ticketpreis abschreiben müssen und sich folglich auch nicht verpflichtet fühlen, am Event zu erscheinen.
Dazu gibt es eine Rate, die dir in Prozent angibt, wie viele No-Shows du verzeichnet hast. Diese kannst du wie folgt berechnen: Nimm die Anzahl Leute, welche bei deinem Event nicht erschienen sind und teile sie durch die Gesamtzahl an Buchungen bzw. Anmeldungen, die du verzeichnet hast. Wenn beispielsweise 40 Leute nicht gekommen sind und sich insgesamt 100 Menschen angemeldet haben, teilst du 40 an 100 und somit ergibt sich die No-Show-Rate von 0.4 bzw. 40%.
Eine hohe No-Show-Rate erschwert dir tendenziell die Planung deines Events, da du vielleicht mit mehr Menschen gerechnet hattest und somit ein grösseres Catering, eine grössere Location oder auch mehr Mitarbeitende organisiert hast. Hinzu kommt, dass die Atmosphäre bei einer fast leeren Location leidet und somit der gesamte Event leidet. Dies wirkt sich schliesslich auch negativ auf zukünftige Events aus.
Wenn du dich bei deinem Gratis-Event durch Cross-Selling finanzierst, beispielsweise durch Konsumationseinnahmen oder durch Aussteller, Werbepartner und Sponsoren, welche dich pro Gast entlohnen, dann steigt mit der No-Show-Rate ebenfalls die Gefahr, dass die Kosten für den Event nicht gedeckt werden können.
Um die No-Show-Rate so niedrig wie möglich zu halten, zeigen wir dir einige Möglichkeiten, wie du diese bei deinem nächsten Event minimieren kannst.
Tickets
Auch wenn dein Event an sich kostenlos sein soll, kannst du dir überlegen, ob du dafür nicht andere Serviceleistungen oder Produkte über den Ticketpreis kassieren möchtest. Generell gilt nämlich, dass Menschen, die für eine Leistung bezahlt haben, diese auch in Anspruch nehmen möchten. Sprich, die Leute kommen zu deinem Event, wohingegen bei kostenlosen Events das Gegenteil der Fall ist. Hier neigen die Leute eher dazu, nicht aufzutauchen, da sie sowieso nichts in den Event investiert haben. Deswegen kannst du mit Alternativen arbeiten und deine Gäste stärker an deinen Event binden. Beispielsweise kannst du Cateringangebote oder eine gewisse Anzahl an Getränken organisieren und sie im Vorverkauf anbieten. Je nach Event kannst du auch weitere Produkte dazu verkaufen. Auf diese Weise bleibt der Event an sich kostenlos, deine Gäste können aber von attraktiven Zusatzangeboten profitieren und sind schliesslich eher dazu geneigt, auch tatsächlich zu kommen.
Hierzu bietet es sich an, mit einem Ticketinganbieter zusammenzuarbeiten. Einige von ihnen bieten Cross-Selling-Möglichkeiten an, mit denen du die erwähnten Zusatzangebote wie Catering und Co. integrieren kannst. Ausserdem haben sie in den meisten Fällen einen suchmaschinenoptimierten Ticketshop, bei dem dein Event eine bessere Performance hinlegen kann, als wenn dein Event online nirgends zu finden ist. Wie du die Suchmaschinenoptimierung für deine nächste Veranstaltung angehen kannst, erfährst du in der folgenden SEO-Checkliste.
Vermarktung
Da dein Event kostenlos ist, kann allenfalls auch das Budget für die Vermarktung knapp sein. Auf einige Werbemassnahmen solltest du dennoch nicht verzichten. Denn, wenn niemand von deinem Event hört, kann auch niemand teilnehmen. Deswegen ist es entscheidend, spezifische Werbemassnahmen zu planen, die auf deine Zielgruppe zugeschnitten sind, um den Streuverlust so gering wie möglich zu halten. Hierzu greifen viele Veranstalter/innen zu Kampagnen auf Social-Media-Kanälen oder auch Google. Werbungen mit Hilfe von Google Ads zu schalten, können die Reichweite zwar steigern, sind bei Gratisevents jedoch kritisch zu betrachten. Je nach Budget lohnt es sich schlicht nicht, Google Ads zu schalten, da sich das darin investierte Geld nicht zwingen auszahlt. Hier empfehlen wir dir, auf Newsletter zurückzugreifen. Mit Newslettern kannst du gezielt Menschen erreichen. Personalisierst du diesen zusätzlich, fühlen sich die Leser/innen viel stärker angesprochen und du ermöglichst ihnen, sich besser mit dem Event zu identifizieren. Um einen Newsletter zu versenden, brauchst du natürlich Empfänger/innen, die ihn auch lesen können.
Suche dir diesbezüglich einen Ticketinganbieter, welcher dir deine Kundendaten überlässt, damit du sie auch für deinen eigenen Newsletter verwenden kannst. So kannst du nicht nur Werbung für deinen Event erstellen, sondern auch gezielte Infomails oder Reminder nachsenden, damit die Ticketkäufer/innen besser über deinen Event Bescheid wissen und ihn nicht vergessen. Auch für zukünftige Events sind diese Daten von grosser Wichtigkeit, da diejenigen, die bereits an einem deiner Events waren, sich mit grosser Wahrscheinlichkeit auch für einen nächsten Event interessieren und du sie wieder direkt anschreiben kannst. Wie du genau einen Newsletter aufbauen kannst, erfährst du in der folgenden Anleitung.
Neben den Kundendaten, welche du für Werbezwecke verwenden kannst, hast du gleichzeitig auch eine bessere Übersicht darüber, wie viele Leute sich für deinen Event angemeldet haben und was für Ticketkategorien sie bestellt haben. Auf diese Weise musst du nicht alles separat aufschreiben oder dir im Kopf merken, sondern hast alles auf einen Blick in deiner Ticketliste und kannst dich noch um andere Sachen kümmern.
Stammkund/innen
Zu guter Letzt solltest du bei deinen Gratisevents auch an diejenige denken, die dich immer unterstützen und regelmässig zu deinen Events kommen. Wendest du nun beispielsweise die Methode an, dass du im Ticketpreis auch noch ein Catering anbietest, kannst du deinen Stammkund/innen eine Freude bereiten, indem du ihnen mit Gutscheinen oder Promocodes entgegenkommst und dich auf diese Weise für ihre Unterstützung bedankst. Hier lassen wir deiner Kreativität freien Lauf, wie du deine Stammkund/innen am besten überraschen willst.
Fazit
Kostenlose Events zu veranstalten kann eine Herausforderung sein. Besonders, wenn du keine Übersicht darüber hast, wer tatsächlich kommen wird und wer nicht. Wir hoffen, dass wir dir mit unseren Tipps ein Stück weit bei deiner Planungssicherheit helfen können. Brauchst du weitere Unterstützung oder interessierst dich für eine Zusammenarbeit mit einem Ticketinganbieter? Wir beraten dich gerne. Schreib uns eine E-Mail an marketing@ticketino.com, kontaktiere uns telefonisch unter +41 43 500 40 96 (CH) bzw. +49 30 201 696 006 (EU) oder vereinbare einen Telefontermin mit unseren Eventspezialist/innen.
