Für die Einlasskontrolle deiner Veranstaltung stehen dir eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Im folgenden Blogbeitrag möchten wir dir einen Überblick über die beliebtesten Optionen geben und die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen besprechen.
Der Eingangsbereich ist der erste Punkt, wo du am Event physisch mit deinen Gästen in Berührung kommst. Hier gilt es also einen besonders guten ersten Eindruck zu hinterlassen, bzw. sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert und es nicht zu übermässigen Wartezeiten kommt.
Darum geht's
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Je nach Zielgruppe und Event stehen andere Kriterien im Fokus. Folgende Optionen stehen dir zur Auswahl.
Wichtig: Das Nadelöhr beim Einlass ist oft nicht die Ticketkontrolle, sondern die Garderobe. Plane hier also genügend personelle Kapazität ein und beachte auch unseren weiterführenden Tipps zum Thema.
Zebra Handscanner - die optimale Wahl für grössere Ticketmengen
Die professionellen Handscanner von Zebra mit Android Betriebssystem nutzen ebenfalls eine modifizierte Version der ScanApp. Die Bedienung ist daher weitgehend vergleichbar mit einem handelsüblichen Android Smartphone. Wir empfehlen diese Lösung bei grösseren Ticketmengen oder bei Locations, wo eine Internetverbindung über das Mobile-Netz nicht oder nur schwer möglich ist.
Vorteile
- Schnelles Scannen durch den Built-in Scanner
- Intuitive Bedienung
- Echtzeitabgleich mit der Datenbank über Wlan
- Offlinebetrieb möglich (aber nicht empfohlen!)
- Paralleler Einsatz mehrerer Geräte (im Onlinebetrieb!)
- Stabile Hardware, unempfindlich auf Kälte und Feuchtigkeit
- Lange Akkulaufzeiten
Nachteile
- Verfügbarkeit & Versand der Geräte
- Längere Vorlaufzeiten
- Eventueller Schulungsbedarf (insbesondere bei nicht Android-Usern)
- Benötigen im Idealfall Wlan (stationäres Netz oder Mobile-Hotspot, bei Bedarf unbedingt mitbestellen!)
- Kosten und Aufwand (Versandgebühren, Abholung in Zürich etc.)
Tageskasse - die Deluxe - Lösung für besondere Ansprüche!
Die TICKETINO Tageskassenlösung kann je nach Bedarf modular erweitert werden. Die Software läuft auf Windows 10 und höher und kann folglich auf einem handelsüblichen Windows-Notebook oder PC installiert werden. Ebenfalls ist es möglich, komplette Tageskassensyteme bei TICKETINO zu beziehen. Die Einsatzbereiche sind vielfältig. Neben dem Scannen von Tickets über manuelle Eingabe des Ticketcodes oder angeschlossenem USB-Handscanner ist natürlich auch der Verkauf von Tickets in Bar oder über angeschlossenes Kreditkartenterminals möglich. Es können alle denkbaren Arten von Druckern angeschlossen werden. Egal ob einfacher Quittungsdrucker, Handelsüblicher A4 Drucker, klassischer Ticketdrucker für Hardtickets oder gar Badgedrucker (Drucker für Kunststoff-Namenskarten im Kreditkartenformat), die Tageskasse kann für alles konfiguriert werden. Wir empfehlen diese Lösung für Events mit Spezialanforderungen. Beispielsweise wenn vor Ort noch Tickets verkauft werden sollen, für Buchungen vor Ort über Saalplan, für Business-Events wo beim Scannen des Tickets automatisch eine Namenskarte gedruckt werden soll, für Events wo man Besucher über eine Gästeliste einchecken möchte, als Back-Up für den Infodesk, oder wenn es sich um einen Dauerbetrieb mit festinstallierter Hardware handelt.
Vorteile
- Verkauf von Tickets vor Ort
- Sitzplatzgenaue Buchungen über Saalpläne
- Anbindung aller denkbaren Druckertypen
- Druck von Badges (Namenskarten aus Kunststoff)
- Generierung von PDF-Tickets
- Schnelles Scannen über USB-Handscanner
- Echtzeitabgleich mit der Datenbank über Lan oder WLan
- Paralleler Einsatz mehrerer Geräte
- Einsatz am Infodesk (bspw. für Besucher, welche ihr Ticket vergessen haben etc.)
- Offlinebetrieb möglich (nicht bei Saalplänen oder Verkauf über Kreditkartenterminals!)
Nachteile
- Platzbedarf / Anforderungen an die Location (trocken, stationäre Stromversorgung etc.)
- Verfügbarkeit & Versand der Geräte
- Längere Vorlaufzeiten bei Bezug der Geräte bei TICKETINO
- Schulungsbedarf
- Benötigen im Idealfall Lan oder Wlan
- Kosten und Aufwand (Versandgebühren, Abholung in Zürich etc.)
Browserclient - die einfache Lösung für PC oder Mac ohne Installationsaufwand
Der TICKETINO Browserclient ist eine schnelle, stabile und bequeme Scanlösung, welche direkt über das Cockpit in allen gängigen Browsern aufgerufen werden kann. Somit eignet sich diese Option auch für Mac-User. Es muss nicht extra ein Programm installiert werden. Die Kontrolle der Ticketcodes kann entweder durch angeschlossenen USB-Handscanner oder durch die manuelle Eingabe der Codes erfolgen.
Vorteile
- Keine Installation nötig
- Für PC und Mac geeignet
- Sehr einfache Bedienung
- Paralleler Einsatz mehrerer Geräte
- Echtzeitabgleich mit der Datenbank
- Kostenlos
Nachteile
- Benötigt stabiles Internett (kein offlinebetrieb möglich)
- Auf einfache Scanfunktionalität begrenzt
- Platzbedarf / Anforderungen an die Location (trocken, stationäre Stromversorgung etc.)
Weiterführende Informationen und Anleitungen zum Browserclient findest du hier.
Ticketliste - die optionale Lösung als Back-Up, für kleine Events oder für Technik-Muffel
Die Ticketliste eignet sich sehr gut für Events mit wenigen Tickets oder auch für Sitzplatzgenaue Veranstaltungen, welche ausverkauft oder nahezu ausverkauft sind. Denn merke: Es kann an einem Platz in der Regel nur eine Person sitzen, bzw. in vielen Fällen ist ein Abgleich der Tickets nicht zwingend nötig, sondern es reicht, wenn man im Fall von Unstimmigkeiten einzelne Buchungen prüfen kann.
Die Ticketliste ist zudem die ultimative Back-Up Lösung und sollte immer für den Fall der Fälle bereit liegen. Du kannst diese einfach vor dem Event im Cockpit herunterladen, bearbeiten und auf einem Notebook speichern gegebenenfalls sogar ausdrucken. Wenn du diese drucken möchtest. Empfiehlt es sich, die Bestellungen im Vorfeld nach Nachname zu sortieren und nicht benötigte Felder zu löschen.
Vorteile
- Offlinebetrieb möglich, bzw. unabhängig von Internet, Strom & Servern
- Geeignet für Personal mit mangelhaftem technischem Know-How
- Sehr einfache Handhabung
- Kostenlos
Nachteile
- Statisch, kein Abgleich mit der Datenbank
- Nur geeignet für kleine Ticketmengen und einen Einlass (ausgenommen man Prüft die Identität der Besucher)
- Langsam aufgrund von manuellem Suchen, insbesondere bei grossen Ticketmengen
Weiterführende Informationen zur Ticketliste findest du hier. Falls du dich noch nicht so gut mit Excel auskennst, empfehlen wir dir zusätzlich diesen Beitrag.
Fazit
Welche Option zur Einlasskontrolle sich am besten eignet kommt sehr stark auf die Art des Events und auf deine persönlichen Vorlieben und Fähigkeiten an. Erfahrungsgemäss würden wir dir auf jeden Fall raten, jeweils die einfachste, aber technisch noch ausreichende Lösung zu wählen. Heisst konkret: Wenn du einen Event mit 30 Personen oder einen Saal mit 60 Sitzplatzgenauen Tickets hast, welcher mehr oder weniger ausverkauft ist, dann mach dir das Leben einfach und bestelle nicht professionelle Hardware welche dein Personal überfordert, sondern arbeite mit der Ticketliste oder der ScanApp fürs Mobiltelefon. Vermeide es im Gegenzug aber auch, ein 20‘000 Personenfestival mit deinem Mobiletelefon zu Scannen, bzw. falls du es mit eigenen Smartphones versuchen möchtest, plane genügend Ersatzgeräte, Ladegeräte und Powerbanks ein!
Einen Überblick über alle hier besprochenen Optionen sowie alle Anleitungen zum Download findest du bei Bedarf hier.
Falls du Hardware bei TICKETINO beziehen möchtest, dann reserviere diese frühzeitig unter info@ticketino.com oder telefonisch unter CH: +41 43 500 40 80 / DE: +49 30 201 696 006. Unsere Eventprofessionals stehen dir auch gerne für bei Fragen oder für Hardware-Schulungen zur Verfügung.
